Warum To-do-Listen glücklich machen – auch wenn Sie sich nicht daran halten

“Produktiver werden” steht ganz oben auf unserer Liste der guten Vorsätze. To-do-Listen sind ein einfaches Mittel, mehr zu erledigen. Aber wer will schon seinen kompletten Tag nach fester Agenda abarbeiten? Müssen wir gar nicht. Allein schon To-do-Listen zu schreiben macht uns produktiver, erfolgreicher und sogar glücklicher.

Regelmäßig zum Jahresbeginn sind sie mit absoluter Sicherheit wieder ganz oben in den Charts der App-Stores zu finden: Produktivitäts-Apps, mit denen man To-do-Listen anlegen, sich täglich Push-Benachrichtigungen schicken lassen oder noch wesentlich ausgefeiltere, hochwissenschaftlich belegte Zeitmanagement-Konzepte an sich exerzieren kann. Ich wage einmal die wenig kühne Prognose, dass spätestens eine Woche nach Arbeitsbeginn die meisten dieser Apps schon wieder im digitalen Nirwana verschwunden sind.

Wenn man über To-do-Listen spricht, hört man Kommentare wie: Das ist nichts für mich, ich möchte mir meine Flexibilität erhalten. Oder: Meine Arbeit ist einfach nicht planbar. Oder: In der Zeit, in der ich die Liste schreibe und pflege, habe ich schon drei Aufgaben erledigt. Alle drei haben Recht. Ich glaube auch kaum, dass es möglich, geschweige denn erstrebenswert wäre, seine Arbeit und sein Leben strikt nach To-do-Listen zu gestalten. Selbst wenn dadurch unsere Produktivität in neue Höhen katapultiert würde.

In diesem Artikel geht es auch gar nicht darum, nach To-do-Listen zu arbeiten, sondern darum, welche zu verfassen. Egal ob per App, altmodisch auf Notizzetteln oder stilvoll im Moleskine-Buch. Das kann nämlich ziemlich nützlich sein, selbst wenn wir uns später nur grob daran orientieren oder sie gar komplett vergessen.

Aufschreiben ist gut für die Erinnerung

Es ist bekannt, dass wir uns besser an Dinge erinnern, wenn wir sie aufschreiben. Um eine To-do-Liste aufzustellen, müssen wir uns gedanklich mit den einzelnen Aufgaben beschäftigen, sie im Kopf durchgehen, auf Stichworte oder kurze Anweisungen reduzieren und priorisieren. Je länger sich unser Gehirn mit einer Sache beschäftigt, desto eher bleibt sie hängen. Außerdem sehen wir alle Aufgaben auf der fertigen Liste nochmal visuell vor uns. Meistens brauche ich eine Liste gar nicht mehr, nachdem ich sie geschrieben habe: Ich kenne sie auswendig.

To-do-Listen helfen, konkrete Aufgaben zu formulieren

“Projekt abschließen” oder “neuen Kunden akquirieren” oder “Stress reduzieren” sind keine besonders hilfreichen Punkte für eine To-do-Liste. Stattdessen werde ich gezwungen, schwer greifbare Ziele in kleine, praktikable Arbeitspakete herunterzubrechen. Das gibt mir ein klares Bild davon, was ich konkret im Einzelnen tun muss und ich merke recht schnell, wenn ich bestimmte Schritte übersehen habe. Selbst wenn sich meine Planung bis zum Erreichen des Ziels immer wieder ändert, ist die To-do-Liste eine gute Vorbereitung.

To-do-Listen machen glücklich

Tagesgeschäft, permanente Kommunikation mit Kollegen und Kunden, total wichtige Meetings und andere Notfälle halten uns auf Trab und durchkreuzen laufend unseren wohlüberlegten Zeitplan. Aber wenn ich eine To-do-Liste erstellen und es zumindest etwas ernst meine, bin ich gefordert, mir Zeit freizuschaufeln, um die geplanten Aufgaben zu erledigen. Ich muss darüber nachdenken, welche wichtigen Projekte ich aktuell habe und wie ich diese  trotz des ganzen Trubels fertigstellen kann. Was, wenn ich feststelle, dass mir rein gar keine Zeit dafür bleibt, ich komplett mit niedriger priorisierten Arbeiten ausgelastet oder in meinem Zeitplan komplett fremdbestimmt bin? Auch das ist eine wichtige Erkenntnis und der erste Schritt zur Besserung.

Es kommt also gar nicht so darauf an, hinter jede Aufgabe auf der To-do-Liste ein Häkchen machen zu können. Wobei es natürlich eine schöne Bestätigung ist und ein motivierendes “Geschafft!”-Gefühl hervorruft, eine komplett erledigte Liste vor sich liegen zu haben. Wenn Sie das so durchziehen: Gratulation! Doch selbst wenn nicht, helfen uns To-do-Listen dabei, konzentrierter, organisierter und erfolgreicher zu sein. Wieder ein bisschen mehr Herr unserer eigenen Zeit zu werden und einen Schritt heraus aus dem täglichen Wahnsinn zu treten. To-do-Listen schreiben als meditativer Akt auf dem Weg ins Glück, sozusagen.

Ihr Sascha Frank

P.S.: To-do für nächste Woche: To-do-Liste schreiben

Bild: Fotolia – kreus

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