Besprechungen: Nicht der Weg ist das Ziel

Besprechungen werden in vielen Unternehmen als sinnlose Zeiträuber empfunden. Um Besprechungen effektiv und effizient zu gestalten, muss vor allem ein Ziel vereinbart werden. Wichtig ist sowohl aktive Moderation, als auch die gute Vorbereitung aller Teilnehmer. Manchmal ist es auch das Beste, eine Besprechung abzusagen.

Die einen treffen sich in entspannter Runde bei Kaffee und Keksen mit den Kollegen. Andere tragen gerne unterdrückte, persönliche Konflikte in der Abteilung aus. Wieder andere müssen durch lange Monologe zeigen, was sie drauf haben. Und dann gibt es noch solche, die die Zeit der Besprechung nutzen, um überfällige E-Mails zu schreiben oder neue Smartphone-Funktionalitäten zu entdecken… Besprechungen werden vor allem in Großunternehmen eher als Zeitverschwendung empfunden. Stundenlanges Gerede ohne Ziel und Ergebnis. Meist liegt das weniger am Besprechungsthema, als an der mangelhaften Gestaltung der Besprechung selbst.

Und die Gestaltung fängt schon bei der Teilnehmerauswahl an: so wenige wie möglich, so viele wie nötig. Wenn eine Entscheidung gefällt werden soll, müssen auf jeden Fall alle Entscheidungsträger da sein. Die Teilnehmer müssen im Vorfeld über die Tagesordnung informiert sein und Änderungen oder Ergänzungen einbringen können. Wichtige Informationen sollten im Voraus verteilt und von allen Teilnehmern gelesen werden.

Das alles funktioniert aber nur, wenn sich jemand engagiert um die Vorbereitungen kümmert. Auch während der Besprechung ist aktive Führung entscheidend: die Moderation. Sie stellt die Agenda vor, behält die Zeit im Auge und sorgt dafür, dass die relevanten Themen besprochen werden. Sie bindet alle Teilnehmer ein, bremst die Selbstverliebten und ermutigt die Schüchternen. Rauben Nebenschauplätze zu viel Zeit, unterbricht die Moderation. Wenn menschliche Konflikte ein sachliches Diskutieren ganz und gar unmöglich machen, kann es von Vorteil sein, solche Konflikte konkret anzusprechen und eine gemeinsame Lösung zu suchen. Reicht die vereinbarte Zeit nicht aus, sollte die Moderation weniger wichtige Themen mit Zustimmung der Teilnehmer streichen.

Und warum das alles? Was ist eigentlich gegen ein gemütliches Kaffeekränzchen im Kollegenkreis einzuwenden? Nicht immer ist der Weg das Ziel. Besprechungen ohne Ergebnis erzeugen nur Unzufriedenheit und das Gefühl, man hätte diese Zeit besser nutzen können. Ergebnislose Besprechungen rauben wichtige Arbeitszeit, Nerven, Motivation. Letztendlich führen sie zu den anfangs erwähnten Verhaltensweisen. Jeder wird die Besprechungen für das nutzen, was er am liebsten tut: Reden, Schweigen, Kaffeetrinken, Streiten. Oder die Teilnehmer bleiben gleich ganz weg.

Eingefahrene Gewohnheiten zu ändern, ist eine Herausforderung. Doch manchmal haben schon kleine Veränderungen eine große Wirkung. Es könnte beispielsweise schon helfen, die Zahl und Dauer von Besprechungen zu senken. Wenn Teilnehmer fehlen, wenn niemand Zeit hatte sich vorzubereiten oder wenn erst andere Themen geklärt werden müssen, dann ist es oft das Beste, eine Besprechung abzusagen oder den Mut aufzubringen, eine Besprechung abzubrechen und die Teilnehmer erst ihre Hausaufgaben machen zu lassen.

Wenn nichts hilft, haben einige Unternehmen schon zu drastischen Maßnahmen gegriffen. Kaffee und Kekse werden gestrichen, Besprechungen grundsätzlich im Stehen durchgeführt. Gemütlich ist das nicht. Dafür aber: zielorientiert.

Ihr Sascha Frank

(Bild: istockphoto – diego cervo)

Diese Artikel gefallen Ihnen sicher auch