Dürfen wir Sie auf Eis legen?

Schriftliche Absagen an Bewerber klingen meist diplomatisch und neutral, konkrete Gründe liest man selten. Doch auch so ein Formschreiben bietet Gestaltungsspielraum. Gerade wenn Unternehmen Kandidaten „auf Eis legen“, d. h. später wieder auf sie zurückkommen wollen, sollten Sie die Kandidaten nicht durch verunglückte Formulierungen vergraulen.

Absageschreiben führen per Definition ein ungeliebtes Dasein: Es ist unangenehm, Sie zu schreiben. Noch unangenehmer, Sie zu lesen. Aber es geht nicht ohne. Durch schriftliche Absagen werden Bewerber über den Stand des Verfahrens und über die Ablehnung informiert. Wenn der Kandidat passen könnte, aber keine geeignete Stelle offen ist, wird dieser auch gerne schriftlich vertröstet. Passend zum Wetter werden solche Briefe Eisschreiben (engl.: Ice-Letter) genannt: Der Kandidat wird erst einmal auf Eis gelegt.

Konkrete Gründe für die Ablehnung nennt man selten. Direkte und ehrliche Aussagen wären zwar ein gutes Feedback für den Bewerber, allerdings wird meist die diplomatischere Variante bevorzugt. Auch im Hinblick auf das AGG halten sich Unternehmen mit Begründungen zurück, um keine Angriffsfläche für evtl. Klagen zu bieten.

Man sollte doch meinen, dass jeder in der Lage sein sollte, ein korrektes Absageschreiben zu verfassen. Ist aber nicht so. Im Artikel „Sie sind uns leider unsympathisch“ hat Zeit-online einige Ausrutscher gesammelt. Wenn man die Schreiben nicht selbst bekommt kann man darüber lachen. Ein Unternehmen schrieb: „Leider ist [Ihre Bewerbung] bei uns intern verloren gegangen. Bei der Menge der Bewerbungen kommt das schon mal vor. Leider ist nun der von Ihnen gewünschte Zeitraum bereits abgelaufen. Wir würden uns aber freuen, wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben würden.“ Ein anderes Unternehmen wagte den Versuch einer Erklärung: „Die Position stellt ganz spezielle Anforderungen, die nicht jede Person in vollem Maße erfüllen kann.“ Aha, das hätten wir so nicht gewusst. In noch einer anderen Personalabteilung fasst man sich dagegen möglichst knapp: „Es würde zu weit führen, unseren Entschluss an dieser Stelle im Einzelnen zu begründen.“

Der Personaler, der hier den Stift geschwungen hat, sollte sich einmal über die Wirkung beim Empfänger Gedanken machen. Der Personaler hat mit seiner Formulierung zweifelsohne dafür gesorgt, dass sich ein vielleicht hochqualifizierter Mensch nie mehr bei diesem Unternehmen bewirbt. Schließlich hat man seinen Stolz. Absageschreiben mögen nicht wichtig erscheinen. Doch sind sie Ausdruck des Umgangs mit den Bewerbern, mit Menschen im Allgemeinen. Wenn ein Unternehmen Kandidaten tatsächlich auf Eis legen will sollte es diese nicht mit verunglückten oder lieblosen Formulierungen vergraulen. Wenn dem zunächst Abgelehnten auch bei einem Eisschreiben warm ums Herz wird, dann stehen die Chancen für eine zukünftige Zusammenarbeit sehr viel besser.

Wissen Sie, wie Bewerber in Ihrer Abteilung abgelehnt werden? Fragen Sie doch mal nach; vielleicht gibt es dort noch Potenzial. Gerade jetzt muss man leider viele Bewerber ablehnen – über die man sich in einiger Zeit wieder freuen würde.

Ihr Sascha Frank

(Bild: istockfoto – thad)

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