Meld´dich doch mal: Die Weiterentwicklung des jährlichen Mitarbeitergesprächs

Mitarbeitergespräche im Jahresrhythmus ermöglichen weder konstruktives Feedback noch Zielsetzungen, die dem heutigen agilen Umfeld gerecht werden. Unternehmen wie Adobe oder Deloitte haben daher schon vor Jahren eine Alternative entwickelt: Check-in-Gespräche. Was ist das, wie funktionieren sie und welche Vorraussetzungen sind nötig?

Das jährliche Mitarbeitergespräch und die damit verbundene Leistungsbeurteilung gehören eher in die Kategorie „ungeliebte Pflichtaufgabe“ als in den Werkzeugkasten sinnvoller HR-Instrumente. Bei Mitarbeitern geht die Angst vor Kritik um, gegen die sie sich nicht wehren können, Manager werden wochenlang durch Vor- und Nachbereitung der Gespräche blockiert. Und dass im heutigen agilen Geschäftsumfeld weder Feedback noch Zielsetzungen für einen Zwölf-Monatszeitraum sinnvoll funktionieren können, sagt schon der gesunde Menschenverstand. Erst kürzlich habe ich darüber geschrieben.

Check-in-Gespräche ermöglichen zeitnahes Feedback

Die eine Alternative zur jährlichen Leistungsbeurteilung gibt es noch nicht, aber es gibt Anwärter auf diesen Posten. Einer davon kommt – wie immer – aus den USA, wo einige große Player schon vor Jahren die Ineffektivität des jährlichen „Performance review“ erkannt und ein Modell entwickelt haben, das besser für die Motivation und Förderung der Mitarbeiter geeignet ist: Das Check-in-Gespräch. Check-ins sind unter anderem bei Adobe oder Deloitte mittlerweile zum Standard bei der Mitarbeiterführung geworden.

„To check in with somebody“ heißt soviel wie „sich bei jemandem melden, um zu sehen, wie es ihm geht“. Das trifft es ganz gut, denn Check-ins sind kurze, relativ formlose Gespräche zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, in regelmäßigen, aber nicht unbedingt festgelegten Abständen. Sie werden zum Beispiel einmal während eines achtwöchigen Entwicklungssprints abgehalten oder auch wöchentlich in der Fünfminutenvariante. Bei Deloitte sind die Mitarbeiter für die Terminierung der Gespräche verantwortlich. Dabei wird der Status aktueller Projekte besprochen, was der Mitarbeiter geleistet hat, welche Probleme oder Hindernisse es gibt und wie diese beseitigt werden können. Es werden kurzfristige Qualifizierungsmaßnahmen und längerfristige Entwicklungsmöglichkeiten besprochen. Und, ganz wichtig, die Check-Ins dienen zum Austausch von wechselseitigem Feedback, wie beide Parteien die Zusammenarbeit verbessern können.

Freiräume und eine offene Feedback-Kultur sind die Basis

Finden Sie gut? Mit der Einführung regelmäßiger, kurzer Gespräche ist es jedoch nicht getan. Check-ins können nur in einer entsprechenden Kultur funktionieren. Manager müssen den nötigen Freiraum für diese Führungsaufgabe, für das Coaching Ihrer Mitarbeiter, bekommen. Sind die Check-ins nur on top zum aktuellen Geschäft, werden sie wieder zur Pflichtaufgabe. Außerdem brauchen sie die nötigen Kompetenzen, um spontan Maßnahmen ergreifen zu können. Wird in einem Check-in deutlich, dass ein Mitarbeiter akuten fachlichen Nachholbedarf hat, es dann aber Wochen dauert, das Budget für ein passendes Seminar zu bewilligen, wird das ganze ad absurdum geführt.

Und natürlich ist eine offene Feedback-Kultur im ganzen Unternehmen die Basis des Erfolgs. Herrschen Misstrauen und Angst, ist es gerade egal, ob Gespräche wöchentlich oder jährlich stattfinden, es wird nichts dabei herauskommen. Hier ist das Management gefragt, diese Kultur vorzuleben und die Mitarbeiter an das neue Instrument heranzuführen. Übrigens sollten Verhandlungen über Gehälter oder Beförderungen separat von den Check-ins behandelt werden, damit solche, durchaus konfliktbehaftete Themen nicht den eigentlichen Zweck der Check-ins überlagern.

Es geht um Vertrauen, nicht um Checklisten

Mit Check-ins bekommen Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter wieder ihren eigentlichen Sinn zurück. Es geht nicht darum, Frust loszuwerden oder eine Checkliste abzuarbeiten, sondern die Zusammenarbeit zu verbessern, sich weiterzuentwickeln, sich gegenseitig zu motivieren und zu unterstützen und das Vertrauensverhältnis zu vertiefen. Wäre doch schön, wenn es bald auch bei Ihnen jede Woche heißt: Lieber Chef, meld´dich mal wieder!

Ihr Sascha Frank

Bild: Fotolia – dp@pic

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