Peer Recruiting: Wenn Mitarbeiter Mitarbeiter einstellen

Teams bekommen in Unternehmen immer mehr Eigenverantwortung übertragen, müssen sich selbst organisieren. Warum dürfen Teams dann nicht bei so wichtigen Personalfragen mitreden und ihre neuen Kollegen selbst aussuchen? Das hat sich der Telefonie-Anbieter sipgate auch gefragt – und eine mutige Antwort gefunden.

Ein Team arbeitet tagtäglich zusammen, muss sich aufeinander verlassen können und – Stichwort Agilität – organisiert sich zunehmend auch eigenständig. Wenn es menschlich im Team nicht klappt, leidet das ganze Unternehmen. Den Teamgedanken bis zu Ende gedacht, wäre es doch einfach nur logisch, wenn auch das Team über seine Zusammensetzung, also die Einstellung neuer Mitarbeiter als Teammitglieder entscheidet. Oder? Die Regel ist das nicht. Mit Such- und Auswahlverfahren haben die Teammitglieder meist herzlich wenig zu tun – ein kleine Vorstellungsrunde ist oftmals der einzige Berührungspunkt mit dem neuen Kollegen vor seinem Eintrittsdatum.

Die Teams sind für die Einstellung neuer Kollegen verantwortlich

Beim Telefonie-Anbieter sipgate fand man dieses Vorgehen nicht mehr zeitgemäß und hat in den letzten Jahren “Peer Recruiting” eingeführt. Es gilt die Maxime, dass Entscheidungen dort getroffen werden sollen, wo es am sinnvollsten ist. Jedem der circa 130 Mitarbeiter wurde ein Stück Personalverantwortung übertragen. Die Teams dürfen aber nicht lediglich bei der endgültigen Entscheidung ein Wörtchen mitreden. Sie führen eigenverantwortlich, den kompletten Prozess durch von der Bedarfsplanung, über Profilerstellung, Bewerbungen sichten, Bewerbungsgespräche, bis hin zur Auswahl und Onboarding. Die HR steht dabei lediglich beratend und moderierend zur Seite, akzeptiert aber die Entscheidungen der Teams. Auch kein Team- oder Abteilungsleiter muss zustimmen, weil es diese Positionen bei sipgate nämlich nicht mehr gibt.

Es gibt keine fest definierten Entscheidungsprozesse

In einem Interview verraten die beiden Personalmanagerinnen spannende Details zum Peer Recruiting. Schon bei der Feststellung des Bedarfs wird im Team diskutiert, ob es überhaupt Sinn macht, jemand Neues einzustellen, und wenn ja, wen: Löst ein neues Teammitglied das Problem oder müssen wir uns intern erstmal anders aufstellen, anders organisieren? Welche Aufgaben kann ein neuer Kollege übernehmen und welches Profil ist dafür erforderlich. Um die Bewerbungen und Auswahlgespräche kümmert jeweils eine sogenannte Task Force aus mehreren Teammitgliedern, entschieden wird aber – nach einem Probearbeitstag – wieder im gesamten Team. Interessant dabei ist, dass es keinen vordefinierten Entscheidungsprozess gibt, weder ist eine Mehrheits- noch eine einstimmige Entscheidung vorgeschrieben. Wenn über einen Kandidaten viel diskutiert werde, so die Managerinnen, sei das oft schon ein Zeichen, dass etwas nicht passt. Aber es gebe auch die Fälle, in denen alle von Anfang an begeistert sind und sagen: „Ja, den wollen wir im Team haben.“

Der Vorteil: Jeder übernimmt Verantwortung

Ein großer, zentraler Vorteil des Peer Recruitings liegt darin, dass jedes Teammitglied für den neuen Kollegen Verantwortung übernehmen muss. Denn es war ja auch seine Entscheidung. Wer ohne eigene Mitsprache einen Schreibtischnachbarn vorgesetzt bekommt, kann sich leicht mit dem Verweis “nicht meine Baustelle” in Blockadehaltung begeben, den neuen Kollegen auflaufen lassen und sein Ding durchziehen. Doch wenn ich einen neuen Kollegen selbst eingestellt habe, werde ich alles tun, damit er sich gut einarbeitet. Genauso werde ich offen ansprechen, wenn ich ein Problem mit ihm habe, bevor das Team darunter leidet. Wenn er scheitert, hieße das sonst ja, dass ich eine falsche Entscheidung getroffen habe. Dass ich selbst auch gescheitert bin.

HR kann sich wieder um strategische Aufgaben kümmern

Aber können fachliche Teams denn überhaupt Recruiting? Sicher nicht, wenn Sie heute Ihre Personaler feuern und morgen die Verantwortung für die Personalauswahl auf Ihre Teams verlagern. Auch bei sipgate ist es ein andauernder Prozess, bei dem alle voneinander lernen können. Der Slogan “Hire for attitude, train for skills” wird ja oft bemüht und noch öfter ignoriert. Und sicherlich kann ein eingespieltes Team sehr gut beurteilen, ob Einstellung und Charakter eines Kandidaten passen. Das hat gar nichts mit Auswahlverfahren oder psychologischer Vorbildung zu tun, sondern mit gegenseitiger “Chemie” und praktischen Alltagserfahrungen in der Teamarbeit. Und nach einem gemeinsamen Probearbeitstag lässt sich auch treffsicher sagen, ob ein Kandidat sein Handwerkszeug grundlegend beherrscht. Selbst wenn ein Kandidat vielleicht ein paar fachliche Schwächen aufweist, ist das Team selbst in der Verantwortung, Abhilfe zu schaffen.

Die beiden Personalmanagerinnen fühlen sich übrigens weder überflüssig noch bangen sie um ihren Job. Auch sie haben mehr Verantwortung bekommen und können sich jetzt, statt tagein tagaus nur Bewerbungsunterlagen zu checken, um spannende Themen wie Personalstrategie und Organisationsentwicklung kümmern. So haben alle was davon. Klingt nach einem guten guten Deal, nicht?!

Ihr Sascha Frank

Bild: Unsplash

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